Számlázó program megfelelőségi nyilatkozat: mit tartalmazzon?

Egy NAV ellenőrzés vagy könyvelői audit során gyakran nem az a kérdés, hogy „van-e számlázó programod”, hanem az, hogy tudod-e igazolni: a használt számlázó program jogszabályi követelményeknek megfelelően működik. Ebben segít a számlázó program megfelelőségi nyilatkozat (más néven megfelelőségi nyilatkozat, compliance nyilatkozat).

Ez a cikk abban segít, hogy lásd, mit érdemes tartalmaznia egy jó megfelelőségi nyilatkozatnak, ki adja ki, hogyan ellenőrizd a naprakészséget, és hol érdemes tárolni.

Mi az a számlázó program megfelelőségi nyilatkozat?

A megfelelőségi nyilatkozat egy olyan dokumentum, amelyben a számlázó program fejlesztője vagy szolgáltatója nyilatkozik arról, hogy a szoftver a vonatkozó magyar jogszabályi előírások szerint képes számlát kiállítani, kezelni, valamint az elvárt adóhatósági és megőrzési elveknek megfelelő működést biztosítani.

Fontos: a nyilatkozat nem „védettségi pajzs”. Nem helyettesíti a helyes számlázási gyakorlatot (például a helyes adattartalmat vagy a megfelelő teljesítési dátumot), és nem mentesít, ha a felhasználó rossz adatokat rögzít.

Miért kérhetik, és mikor hasznos igazán?

A megfelelőségi nyilatkozat tipikusan ezekben a helyzetekben kerül elő:

• NAV ellenőrzésnél: amikor a számlakiállítás módját, a bizonylatok előállításának körülményeit, vagy a megőrzés és visszakereshetőség rendjét vizsgálják.

• Könyvelőváltásnál vagy könyvvizsgálatnál: a könyvelő szeretné látni, milyen rendszerből érkeznek a bizonylatok.

• Belső kontrollnál (több felhasználó, több telephely): fontos, hogy dokumentált legyen a program verziója és a szerepkörök.

A NAV Online Számla adatszolgáltatás beállítása önmagában külön téma (ehhez van is részletes útmutató, például a NAV online számlázás beállítása és gyakori hibák cikkben). A megfelelőségi nyilatkozat viszont a szoftver megfelelőségét dokumentálja, nem csak az adatszolgáltatási kapcsolatot.

Ki állítja ki, és ki felel érte?

Általános gyakorlat, hogy a dokumentumot a számlázó program szolgáltatója adja ki (vagy biztosítja letölthető formában). A felhasználó felelőssége pedig az, hogy:

• ténylegesen a nyilatkozatban szereplő programot, verziót használja,

• a dokumentumot megőrizze,

• és a számlázási folyamatokat szabályosan működtesse.

Az alábbi táblázat segít tisztán látni a szerepeket.

Mit tartalmazzon egy jó megfelelőségi nyilatkozat?

A gyakorlatban a „jó” nyilatkozat nem csak egy fél oldalas mondat. Akkor hasznos igazán, ha ellenőrzésálló, azonosítható, és konkrétan leírja a megfelelés tárgyát.

1) Azonosító adatok (egyértelmű beazonosíthatóság)

Legalább az alábbiak legyenek benne:

• a számlázó program neve

• verziószám (vagy kiadási azonosító)

• a szolgáltató neve, cégadatai, elérhetősége

• a nyilatkozat kiállításának dátuma

• a nyilatkozat hatálya (mely verziókra érvényes)

A verzió kulcskérdés: ellenőrzéskor nem mindegy, hogy a nyilatkozat „valamikori” állapotot ír le, vagy azt, amit ténylegesen használsz.

2) Jogszabályi hivatkozások (mire vonatkozik a megfelelés)

A megfelelőségi nyilatkozat általában felsorolja, hogy mely előírásoknak való megfelelésről szól. Magyar számlázásnál tipikusan szóba kerül:

• az ÁFA szerinti számlázási szabályrendszer (számla kibocsátása, adattartalom)

• az adóigazgatási eljárásokhoz kapcsolódó kötelezettségek

• a számlázó programok alkalmazására vonatkozó rendeleti követelmények

• számviteli megőrzés és bizonylati fegyelem

Ha szeretnél hivatalos kiindulópontot: a jogszabályok hatályos szövegét a Nemzeti Jogszabálytárban érdemes ellenőrizni, a NAV Online Számla technikai és üzleti információi pedig a NAV Online Számla oldalán érhetők el.

3) Funkcionális megfelelés (mit tud a program a számlázásban?)

Itt dől el, hogy a nyilatkozat tényleg értékes-e. A dokumentum akkor erős, ha a szolgáltató nem csak azt írja le, hogy „megfelel”, hanem hogy milyen működéssel biztosítja a megfelelést.

Tipikus témák:

• számlasorszámozás, bizonylatfolytonosság kezelése

• számla módosítása helyesbítéssel, sztornóval (nem „visszaírással”)

• kötelező adattartalom kezelése (és az adatrögzítési hibák csökkentése)

• naplózás és visszakövethetőség (ki, mikor, mit változtatott)

• adatexport lehetősége (könyvelés, ellenőrzés, megőrzés)

4) NAV Online Számla adatszolgáltatásra vonatkozó rész (ha releváns)

Mivel Magyarországon az online adatszolgáltatás napi gyakorlat, sok nyilatkozat külön fejezetben tér ki arra, hogy a program:

• támogatja-e az Online Számla kapcsolódást,

• hogyan kezeli a beküldést, státuszokat, hibákat,

• milyen mértékben automatizált a folyamat.

Fontos különbség: a megfelelőségi nyilatkozat nem helyettesíti a helyes beállítást. Ha a kapcsolódással vagy hibastátuszokkal küzdesz, érdemes külön technikai ellenőrzést végezni (például a NAV online számla összekötés és adatszolgáltatás ellenőrzése cikk alapján).

5) Adatkezelés, hozzáférések és jogosultságok (főleg csapatban)

Ha többen számláznak, vagy több cég fut egy fiókban, a megfelelőségi nyilatkozatban (vagy kapcsolt dokumentumban) hasznos, ha megjelenik:

• a jogosultságkezelés logikája (szerepkörök, hozzáférési szintek)

• a változásnaplózás elve

• az adatmentés, rendelkezésre állás és incidenskezelés általános kerete

A cél nem az, hogy „mindent” leírjon, hanem hogy ellenőrzéskor látszódjon: a rendszer működése kontrollált.

6) Aláírás, hitelesítés, dokumentum-verzió

Egy megfelelőségi nyilatkozat akkor komolyan vehető, ha:

• azonosítható, ki adta ki (cég, felelős személy vagy szervezeti szerepkör)

• szerepel rajta aláírás vagy hitelesítés (legalább szervezeti szintű jóváhagyás)

• van dokumentumazonosító vagy verzió

Minta felépítés (sablon), amit kérhetsz a szolgáltatótól

Az alábbi váz nem jogi minta, inkább ellenőrző keret. Ha a szolgáltató nyilatkozata ehhez hasonlóan strukturált, általában jól használható.

Gyors ellenőrző lista: így szúrod ki a „papíron létező” nyilatkozatot

Egy megfelelőségi nyilatkozat akkor segít, ha tényleg a valós működésre vonatkozik. Nézd át ezt a rövid listát:

• Van benne verziószám, és az egyezik a használt rendszer verziójával vagy kiadásával.

• Nem csak általános kijelentések vannak, hanem legalább pár konkrét megfelelési pont (sorszámozás, helyesbítés, naplózás, export).

• Dátumozott és beazonosítható a kibocsátó.

• Ha NAV Online Számla releváns, megjelenik benne az adatszolgáltatás témája.

• A dokumentum frissnek tűnik (nem évekkel ezelőtti, azóta többször frissített terméknél).

Hol tárold, és meddig őrizd meg?

Gyakorlati szempontból a megfelelőségi nyilatkozatot érdemes ugyanabba a „bizonylati dossziéba” tenni, ahol a számlázáshoz kapcsolódó alapdokumentumokat tartod:

• ÁSZF, adatkezelési tájékoztató (ha releváns)

• számlázási belső folyamatleírás (ha van)

• számlázó program megfelelőségi nyilatkozata

• kapcsolódó beállítások igazolása (például NAV kapcsolat státusza, ha ezt dokumentálod)

A megőrzési idő a gyakorlatban a számviteli bizonylatok megőrzési szabályaihoz igazodik. Magyarországon a számviteli iratok megőrzésével kapcsolatban érdemes a hatályos előírásokat a Nemzeti Jogszabálytárban ellenőrizni, és a könyvelőddel egyeztetni, mert a konkrét kötelezettség a vállalkozásod helyzetétől is függhet.

Mit tegyél, ha a szolgáltató nem ad (vagy nem elég részletes) nyilatkozatot?

Nem minden szolgáltató kommunikálja jól ezt a témát. Ha hiányos a dokumentum, célravezető konkrét kérdéseket feltenni, például:

• Mely verziókra érvényes a nyilatkozat, és hol látom a verziót a fiókomban?

• Milyen módon biztosított a bizonylatfolytonosság és a helyesbítés/sztornó folyamata?

• Tudok-e számlaadatokat exportálni ellenőrzéshez vagy könyveléshez, és milyen formátumban?

• Van-e változásnaplózás és jogosultságkezelés több felhasználó esetén?

• NAV adatszolgáltatásnál hogyan követhető a státusz és a hibakezelés?

Ha épp számlázó választás előtt állsz, ezek a kérdések jó döntési szempontok is. Ehhez kapcsolódóan hasznos lehet az online számlázó választás: milyen funkciók számítanak útmutató.

Gyakori félreértések (és hogyan kerüld el őket)

„Ha van megfelelőségi nyilatkozat, akkor biztosan minden számlám rendben.” Nem feltétlen. A nyilatkozat a szoftver képességeire vonatkozik, a számla adattartalmáért és a helyes számlázási gyakorlatért a vállalkozás is felel.

„Elég egy régi nyilatkozat, hiszen ugyanazt a rendszert használom.” Ha a szoftver azóta sokat változott, verziót váltott, a régi dokumentum már nem biztos, hogy jó hivatkozási alap.

„A NAV kapcsolat működik, akkor megfelel a program.” A NAV adatszolgáltatás csak egy szelete a megfelelésnek. Ugyanilyen fontos a helyesbítés kezelése, a naplózás, a megőrzés és az exportálhatóság.

Gyakran Ismételt Kérdések (FAQ)

Kötelező a számlázó program megfelelőségi nyilatkozat? A gyakorlatban erősen ajánlott dokumentum, különösen ellenőrzésnél és könyvelői átadásnál. Hogy adott helyzetben pontosan mi elvárt, azt a hatályos szabályok és a vizsgálat jellege határozza meg.

Ki köteles odaadni a megfelelőségi nyilatkozatot? Jellemzően a számlázó program szolgáltatója tudja kiállítani vagy publikálni, mert ő lát rá a szoftver működésére és verzióira.

Mit nézzek meg először a dokumentumban? A program nevét, a verziószámot, a kiállítás dátumát, a jogszabályi hivatkozások körét, valamint hogy szerepel-e benne naplózás, helyesbítés/sztornó és exportálhatóság.

Elég, ha PDF-ben elmentem? Általában igen, ha később visszakereshető és a verzióhoz köthető. Érdemes a könyvelési és adminisztrációs iratok között rendszerezve tárolni.

Mi a különbség a megfelelőségi nyilatkozat és a NAV Online Számla beállítási leírás között? A nyilatkozat a szoftver megfelelőségéről szól (mit tud és hogyan), a beállítási leírás pedig arról, hogyan kapcsolod össze a fiókodat a NAV-val és hogyan működteted az adatszolgáltatást.

Következő lépés: tedd rendbe a dokumentációt a számlázás körül

Ha szeretnél egy olyan rendszert, ahol a számlázás mellett az adminisztráció is átlátható (több cég kezelése, csapatjogosultságok, pénzügyi statisztikák és riportok, integrációk), nézd meg a Kontozz platformot.

Ha már használsz számlázót, a leggyorsabb nyereség most az, ha összegyűjtöd egy helyre a számlázással kapcsolatos alapdokumentumokat, és ellenőrzöd, hogy a megfelelőségi nyilatkozat verzióban és tartalomban is passzol-e a tényleges működéshez. Ha pedig kérdésed van a saját folyamataidról, érdemes a könyvelőddel is egyeztetni, mert a megfelelés mindig a szoftver és a gyakorlat együttese.