Előlegszámla kiállítása: Lépésről lépésre útmutató kezdőknek

Képzeld el: egy ügyfeled egy 100,000 Ft értékű hűtőszekrényt rendel, amit nem tartasz raktáron. Ebben az esetben szükséged van egy előlegre a termék beszerzéséhez, például 60,000 Ft-ra. De hogyan számlázd ki ezt szabályszerűen?

A helyzet bonyolultabb, mint gondolnád. 2015 januárjától az előlegszámla fogalma megváltozott, és ha az előleg eléri vagy meghaladja a 900,000 Ft-ot, kötelező számlát kiállítani. Ugyanakkor sokan még mindig összekeverik a díjbekérő előlegszámla és a végszámla közötti különbséget.

Ebben az útmutatóban lépésről lépésre megmutatjuk, hogyan állíts ki helyesen előlegszámlát, hogyan kapcsold össze a végszámlával, és mik az előlegszámla szabályai és könyvelése. Kezdjük!

Mi az előlegszámla és mikor van rá szükség?

Az előlegszámla körül sok félreértés él a vállalkozók körében. 2004 májusában életbe lépő jogszabályi változások miatt az előlegszámla mint számlafajta megszűnt, ma csupán fogalomként használatos kifejezés. Tehát ami ma előlegszámlának nevezünk, az jogi értelemben semmiben nem különbözik egy hagyományos számlától.

Az előlegszámla egy normál számla, amelyen előleget számlázol ki a vevőd részére. Az előleg kifejezés nem a számla fejlécében keresendő, hanem a tételsorban és a megjegyzésben szerepel. A NAV adatszolgáltatásban sem maga a számla van jelölve előlegként, hanem a számla egy adott tétele.

Mikor van szükség előlegszámla kiállítására? Akkor, amikor az adott értékesítésben a teljesítésre még nem került sor, de a vevő pénzügyileg rendezi a vételár egy részét vagy egészét. A kapott összegről kötelező számlát kiállítanod, függetlenül attól, hogy készpénzben vagy átutalással valósul meg a kiegyenlítés.

Előlegszámlát az előleg átvételét megelőzően nem lehet kiállítani. Készpénz vagy bankkártyás fizetés esetén a fizetéssel egyidejűleg kell kiállítani. Ha banki átutalás útján teljesítették, akkor legkésőbb a banki jóváírástól számított 15 napon belül kell számlázni. Az előleg befogadásával egyben ÁFA fizetési kötelezettség is keletkezik[11].

Előlegszámla kiállítása lépésről lépésre

Az előlegszámla kiállítása technikailag nem különbözik egy hagyományos számla készítésétől, de néhány fontos részletre ügyelned kell. Először is a teljesítési dátum meghatározása kulcsfontosságú: az előleg átvételének vagy jóváírásának napja lesz a teljesítési időpont. Ha készpénzben fogadod be az előleget, akkor a pénz átvételének napja, ha átutalással érkezik, akkor a bankszámlán való jóváírás napja számít.

A számla kiállítására vonatkozóan szigorú határidők vannak. Készpénzes vagy bankkártyás fizetés esetén azonnal ki kell állítanod a számlát. Átutalás esetén leghamarabb a jóváíráskor, de legkésőbb az attól számított 15 napon belül kell kibocsátanod. Ha az előlegszámla a pénz megérkezése után kerül kiállításra, érdemes a számlán feltüntetni, hogy "pénzügyi teljesítést nem igényel".

A számlázó programodban az előlegszámla készítése három módon történhet. A legelterjedtebb módszer, hogy a tételsoron az "Előleg" megnevezést választod, majd a tétel megjegyzésében vagy közvetlenül alatta feltünteted, hogy az előleg milyen termékkel vagy szolgáltatással kapcsolatos. Egyes rendszerekben a "Tétel típusánál" a legördülő menüből kiválaszthatod az "Előleg" opciót. A harmadik lehetőség, hogy külön "Új előleg számla" funkciót használsz, ahol nettó és bruttó megközelítésből is megadhatod az előleg értékét.

Mivel az előleg után az ÁFA-t már az előleg kézhezvételekor meg kell állapítani, ezért az előlegszámla kiállításával egyidejűleg áfafizetési kötelezettséged is keletkezik. Az előleg összege lehet részösszeg vagy akár a teljes vételár is.

Végszámla kiállítása előlegszámla után

A teljesítés pillanatában kötelező végszámlát kiállítanod, függetlenül attól, hogy a vevő már kifizette-e a teljes összeget előlegként. Továbbá akkor is végszámlát kell készítened, ha az előlegszámla a termék vagy szolgáltatás teljes árát tartalmazta.

A végszámla adattartalma speciális felépítést követ. Negatív előjelű tételként szerepeltetned kell az előlegszámlán már kiegyenlített összegeket, ugyanakkor pozitív előjellel fel kell tüntetned a gazdasági esemény teljes árát is. Következésképpen a számla végösszege a tényleges fizetendő összeget adja ki: teljes ár mínusz az előlegként bekért összeg.

Alapvetően hivatkozási számlaszámként vissza kell utalnod az előlegszámlára. Egy előlegszámlából több végszámla készíthető, ugyanakkor egy végszámlához több előlegszámlát is behívhatsz. A végszámla kiállítása független az előlegszámláétól, mivel az ügylet teljesülésével jön létre.

Fontos szabály: a végszámla nem lehet negatív összegű. Ha az előleg meghaladja a tényleges ügyleti értéket, két számlát kell kiállítanod. Először egy "0" egyenlegű végszámlát az ügylet teljesítésekor, majd a korábban kiállított előlegszámlát módosítanod kell a különbözet értékével. Devizás ügyleteknél az előleget az eredeti árfolyamon kell levonni a végszámlában, nem az aktuális árfolyamon.

Következtetés

Most már minden eszközöd megvan az előlegszámla szabályos kiállításához. Lényegében az előlegszámla egy hagyományos számla, amit a teljesítés előtt állítasz ki a kapott előlegről. A tétel megjegyzésében jelöld az előleget, tartsd be a kiállítási határidőket, és a végszámlában hivatkozz vissza az előlegszámlára.

Figyelj oda az ÁFA fizetési kötelezettségre és arra, hogy a végszámla soha ne legyen negatív összegű. Kövesd ezeket az egyszerű lépéseket, és az előlegszámlázás gördülékeny lesz.