Sztornó számla kiállítása: Lépésről lépésre útmutató kezdőknek

Aki számlákat állít ki, az természetesen hibázhat is, azonban egy már kiállított számlát utólag tilos javítani. Pontosan ezért létezik a sztornó számla, amely lehetővé teszi a hibás bizonylat érvénytelenítését és egy új, helyes számla kiállítását.

Ilyenkor összesen 3 számla keletkezik: a hibás számla, annak sztornója, majd a javított számla. Ebben az útmutatóban lépésről lépésre bemutatjuk a sztornó számla szabályai szerint, hogyan zajlik a számla sztornózása a gyakorlatban. Kitérünk a leggyakoribb hibákra, valamint a sztornó számla áfa bevallás során felmerülő kérdésekre is, hogy magabiztosan kezelhesse ezeket a helyzeteket.

Mi a sztornó számla és mikor kell használni

Sztornó számla definíciója

A sztornó számla az eredeti számla érvénytelenítését jelenti, számviteli értelemben semmisé teszi a hibásan kiállított bizonylatot. Az érvénytelenítő számla tartalmilag megegyezik az eredeti példánnyal, azonban a számlaösszegek mínusz előjellel kerülnek feltüntetésre. A sztornó számlán fel kell tüntetni az eredeti számla sorszámát, így biztosítva a nyomon követhetőséget.

A vevő akkor kapja meg a sztornó számlát, ha az eredeti számlát már felvette könyvelésébe. Ellenkező esetben, ha az eredeti számla a partner részére nem került megküldésre, a sztornó számlát sem szükséges továbbítani.

Különbség a sztornó és helyesbítő számla között

A két számlatípus közötti alapvető különbség az érvénytelenítés mértékében rejlik. A sztornó számla esetében összesen 3 darab számla készül: az eredeti hibás, a sztornó, valamint az új helyes adatokkal kiállított számla. Ezzel szemben helyesbítő számla kiállításakor csak 2 bizonylat keletkezik, amelyek együtt lesznek érvényesek.

A helyesbítő számla akkor kerül alkalmazásra, ha egy gazdasági esemény megvalósult, csak a számlázás téves adatokkal történt. Ebből adódóan a helyesbítés elvégzése céljából kiállított sztornó számla ténylegesen nem érvényteleníti az eredeti számlát, ugyanis ezt követően az eredeti számla címzettje részére új számla kiállításának nincs akadálya.

Mikor kötelező sztornózni

Sztornó számla kiállítására akkor kerül sor, ha egy gazdasági esemény ki lett számlázva, de a valóságban meg sem történt, vagy pedig utólag meghiúsult. Ezekben az esetekben a sztornó számla kiállítása nem az eredeti számla helyesbítését, hanem annak érvénytelenítését szolgálja.

Leggyakoribb sztornózási okok

A sztornózást többféle ok indokolhatja a gyakorlatban:

• Nem történt meg vagy meghiúsult a számlázott ügylet

• Nem a számla kibocsátója által történt meg az ügylet

• A korábbi előleget teljes egészében vissza kellett téríteni a vevő részére

• Téves számlázás olyan adásvételről, amely meg sem történt

• Webes vásárlás után a vásárló él az elállási jogával és visszaküldi a terméket

• Garanciális visszafizetés

• A számlázott tételt nem a címzett részére tette meg a kibocsátó

Továbbá a sztornó számlán szereplő teljesítési időpontnak minden esetben meg kell egyeznie a sztornózott számla teljesítési időpontával. A sztornózás nincs időhöz kötve, akár hetekkel vagy hónapokkal később is elvégezhető.

Sztornó számla szabályai és előkészületek

A számla sztornózása során betartandó szabályok az előkészületi szakaszban kezdődnek. Mielőtt nekifognék a tényleges sztornózásnak, négy alapvető területre kell figyelnem, amelyek meghatározzák a sztornó számla szabályait követő helyes kiállítást.

Teljesítési dátum egyeztetése

A sztornó számlán ugyanazt a teljesítési dátumot kell szerepeltetnem, mint az eredeti számlán. Ez a szabály minden esetben érvényes, függetlenül attól, hogy mikor állítom ki a sztornót. Akár hetekkel vagy hónapokkal az eredeti számla kiállítása után is végzem el a sztornózást, a teljesítési időpontnak változatlanul meg kell egyeznie a sztornózott számlán szereplő teljesítési időponttal.

Partner adatok ellenőrzése

Abban az esetben, ha a partnernek elküldésre került az eredeti számla, akkor a sztornó számlát is el kell küldeni részére. Még akkor is érdemes a bizonylatokat eljuttatni a partner részére, ha az eredeti számlát nem küldtem meg, mivel ezek a számlák a NAV rendszerében már szerepelnek, és a partner láthatja őket. A partner a NAV online rendszeréből értesülni fog a hibáról.

A fizetési határidő megállapításánál figyelembe kell vennem, hogy az eredeti számla kifizetésre került-e. Ha igen, akkor a sztornó számla pénzügyi fizetési kötelezettséggel jár, ezért a fizetési határidőt a szokásos üzletmenetnek megfelelően érdemes beállítani. Ellenkező esetben, ha az eredeti számla nem lett kifizetve, a sztornó számlán szereplő fizetési határidő jelentéktelen adat.

Eredeti számla sorszámának rögzítése

A sztornó számlán fel kell tüntetni az eredeti számla sorszámát. Ez biztosítja a nyomon követhetőséget és az egyértelmű kapcsolatot a két bizonylat között.

Sztornó indokolásának megfogalmazása

Amikor egy számlát sztornózok, hasznos lehet a sztornó számla kibocsátásának okát rögzíteni, bár nem kötelező. Sztornózáskor külön mező áll rendelkezésre, ahova berögzíthetem annak okát. Az indoklás a sztornó számla megjegyzésében fog megjelenni.

Számla sztornózása - Lépésről lépésre útmutató

A számlázó programban néhány kattintással végrehajtható a sztornózás, függetlenül attól, hogy milyen számlázó szoftvert használok.

1. lépés: Eredeti számla megkeresése

Először meg kell keresnem a kiállított számlák között azt a bizonylatot, amelyet sztornózni szeretnék. A számlákat a számlák menüpontban találom, ahol szűrhetők számlatömb és állapot szerint. Fontos megjegyezni, hogy egyszerre csak egy számlát tudok sztornózni.

2. lépés: Sztornó funkció indítása

A számlasor végén található három pontra vagy a műveletek gombra kattintva megjelenik egy menü. Ebből ki kell választanom a sztornó számla lehetőséget[154]. Bizonyos rendszerekben a számlafej ablakban először ki kell választanom a sztornózandó számla típusát és a partner nevét, majd a módosítás gombra kattintva jelenik meg a sztornózási opció.

3. lépés: Adatok kitöltése és ellenőrzése

Ezt követően megjelenik egy adatösszesítő képernyő a sztornó számláról. A rendszer automatikusan -1-szeresére veszi a számlán szereplő tételeket. Alapértelmezetten a program a beállításoknak megfelelően öröklődik a teljesítési dátumot, amit módosíthatok vagy kikapcsolhatok. A sztornó számla keltezését mindig át kell írnom a sztornó számla kiállításának napjára. Ha ezt elmulasztom, a rendszer hibaüzenetet fog adni.

4. lépés: Sztornó számla kiállítása

A sztornó számla adatai nem módosíthatók, azok megegyeznek az eredeti számlán található adatokkal. Az adatok ellenőrzése után az OK vagy azonnal gombra kattintva a program elkészíti a sztornó számlát.

5. lépés: Sztornó számla nyomtatása és továbbítása

A sztornó számlát ugyanúgy el lehet küldeni az ügyfél részére, illetve ki lehet nyomtatni, mint egy normál számla esetén. Az eredeti számla érvénytelenítésének tényére a rendszer a státusz mezőben egy piros X jellel figyelmeztet.

Gyakori hibák és megoldások sztornózáskor

A sztornózás során számos hiba előfordulhat, amelyek komoly következményekkel járhatnak az áfa bevallás és a könyvelés szempontjából. Négy alapvető területen merülnek fel jellemzően problémák, amelyeket részletesen megvizsgálok.

Téves teljesítési dátum kezelése

Ha az eredeti számlán a teljesítés időpontját helyesen tüntettem fel, akkor a módosító számlán a teljesítés időpontja meg kell, hogy egyezzen az eredeti számlán feltüntetett teljesítési időponttal. Ez vonatkozik arra az esetre is, amikor a sztornó számlát azért bocsátom ki, mert a vevő a korábban vásárolt terméket visszaszolgáltatja. Nem helyes az a gyakorlat, amikor a sztornó számla keltével egyező napot tüntetek fel teljesítési időpontként, annak ellenére, hogy a teljesítés eredeti számlán feltüntetett időpontja valójában nem változott.

Amennyiben az eredeti számlán téves teljesítési időpont került rögzítésre, számszaki módosításokhoz hasonlóan számlával egytekintet alá eső okiratot kell kiállítanom. Több számlán szereplő helytelen teljesítési időpontot nem lehet egyetlen dokumentumon korrigálni, minden érintett számlát külön-külön kell helyesbíteni.

Véletlenül sztornózott számla javítása

A sztornózást nem lehet visszavonni. Ha véletlenül sztornóztam egy számlát, új különálló számla kiállítására lesz szükség a helyreállításhoz. A számla adattartalma pontosan ugyanaz legyen, mint az eredeti, sztornózott számláé. A dátumok alatt a teljesítési dátumot és a fizetési határidőt értem. Abban az esetben, ha a sztornózó számla kiállításakor annak teljesítési dátumaként az eredeti számláétól eltérő dátumot adtam meg, akkor az új helyreállító számlán a sztornózó számla teljesítési dátuma szerepeljen. Az új számla megjegyzését érdemes kiegészíteni hivatkozásképpen az eredeti és rontott sztornózó számla adataival.

Sztornó számla áfa bevallás kérdései

A sztornó számla megjelenítése az áfa bevallásban a teljesítési dátumtól és az átadás időpontjától függ. Az általános forgalmi adóról szóló törvény szerint, ha a fizetendő adó csökken, a különbözetet legkorábban abban az adómegállapítási időszakban jogosult vagyok figyelembe venni, amelyben az eredeti számlát érvénytelenítő számla a jogosult személyes rendelkezésére áll. Provided that az eredeti számla teljesítési időpontja október, annak helye az októberi bevallásban van, azonban a negatív fizetendő hatása a sztornó számla átadásának hónapjában jelenhet meg legkorábban.

Kiegyenlített számla sztornózása

Ha egy már teljesített és kifizetett ügylet után jóváírást kell eszközölnöm, akkor az eredeti számlát sztornóznom kell. Amennyiben az eredeti számlához jóváírás tartozik, a jóváírási adatok a sztornó folyamat során CSV-fájlban letölthetők.

Összegzés

Mindent egybevetve most már minden szükséges tudással rendelkezem a sztornó számlák helyes kiállításához. A teljesítési dátum egyeztetése, az eredeti számla sorszámának feltüntetése és a pontos adatrögzítés különösen fontosak a hibamentes sztornózáshoz.

A számlázó programok egyszerűvé teszik ezt a folyamatot, így néhány kattintással érvényteleníthetjük a hibás bizonylatokat. Tartsam be következetesen ezeket a szabályokat, és a sztornó számla áfa bevallás során sem okoz majd gondot. A gyakorlattal a sztornózás rutinszerű feladattá válik vállalkozásomban.