Előlegszámla után végszámla: Hogyan állítsd ki hibátlanul lépésről lépésre

Amikor előlegszámlát állítasz ki egy nagyobb értékű megrendeléshez, aztán eljön a teljesítés pillanata, felmerül a kérdés: hogyan készítsd el helyesen a végszámlát?

Sok vállalkozó bizonytalanságot érez az előlegszámla végszámla kapcsolatában, különösen amikor a negatív előjelekkel és az összegek helyes feltüntetésével kell megküzdeni. Pedig az előlegszámla kiállítása után a végszámla elkészítése egyszerű lehet, ha ismered a pontos lépéseket.

Ebben a cikkben lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan állítsd ki hibátlanul a végszámlát előleg után. Megismerheted az előlegszámla szabályait, az előlegszámla könyvelésének fortélyait, és elkerülheted a leggyakoribb buktatókat. Kezdjük!

Mi az előlegszámla és a végszámla?

Először tisztázzuk a fogalmakat. Az előlegszámla 2004 májusa óta nem különálló számlatípus, hanem egy teljesen hagyományos számla, amely előleget tartalmaz. Tehát egy normál számlát állítasz ki, amelyen az előleg összege szerepel a tételsorban.

Az előlegbekérő ezzel szemben egy díjbekérő, amelyre nem vonatkoznak a számlázási szabályok. Míg az előlegbekérő (proforma számla) csak arra szolgál, hogy átutalásos megrendelések esetén bekérd a vevőtől az összeget, az előlegszámla egy igazi számla. Fontos különbség: ha vevőd díjbekérő alapján fizet, még ki kell állítanod számláját, az előlegszámla esetében viszont a számlázás már megtörtént.

Előlegszámlát akkor állítasz ki, amikor a teljesítés előtt a vevő kiegyenlíti a vételár egy részét vagy egészét. A kapott összeg lesz a számla bruttó értéke, függetlenül attól, hogy készpénzzel vagy átutalással érkezett. Az előleg befogadásával ÁFA fizetési kötelezettség keletkezik.

A végszámla a teljesítéskor készül, és tartalmazza az ügylet teljes ellenértékét. Negatív előjellel szerepel rajta az előlegszámla összege, így a számla végösszege csak a még fizetendő összeget mutatja.

Végszámla kiállítása lépésről lépésre

Miután elkészültél a munkával és átadtad a terméket vagy befejeződött a szolgáltatás, következik a végszámla elkészítése. A végszámla kiállítása teljesen független a korábban kibocsátott előlegszámlától, mivel az ügylet teljesítésére való tekintettel kell elkészítened. Az adózási szempontból releváns adatok, például a teljesítés időpontja, eltérőek lesznek.

A folyamat a következő lépésekből áll:

1. Teljesítési időpont rögzítése: Szolgáltatás esetén a teljesítésigazoláson feltüntetett dátum, termékértékesítéskor a termék átadásának napja lesz a végszámla teljesítési időpontja. Ehhez képest 8 napon belül állítsd ki a számlát.

2. Teljes ügyleti érték feltüntetése: A végszámlán szerepeltetned kell az ügylet teljes ellenértékét, az előleggel nem csökkentett összeget. Ez lesz az adóalap.

3. Előleg levonása negatív előjellel: Külön sorban mínuszos tétellel kell az átvett előleget lemínuszolnod. Így a két tétel különbsége adja a még fizetendő összeget.

4. NAV adatszolgáltatás: Amennyiben a teljes ügyleti érték áfája eléri vagy meghaladja a 100 ezer forintot, teljesítened kell az adatszolgáltatást. Fontos megjegyezni, hogy a végszámla esetén nem kell hivatkoznod előzményként az előlegszámlára.

Amennyiben a vevő 100 százalékos előleget fizetett, elegendő egy számla kibocsátása, feltéve hogy azon az előlegszerzés időpontja mellett szerepel az ügyleti teljesítés majdani időpontja is.

Előlegszámla szabályai és gyakori hibák

Az előlegszámla kiállítása szigorú szabályokhoz kötött. Készpénzes vagy bankkártyás fizetés esetén a számlát a fizetéssel egyidejűleg kell kibocsátanod. Banki átutalásnál a jóváírástól számított 15 napon belül állítsd ki a dokumentumot. Fontos szabály, hogy az előlegszámlát az előleg átvételét megelőzően nem bocsáthatod ki.

Az előlegszámla teljesítési időpontja kizárólag az előleg kézhezvételének vagy jóváírásának napja lehet. Ezen a napon keletkezik az ÁFA fizetési kötelezettség. Az előlegszámlán fel kell tüntetned annak a terméknek vagy szolgáltatásnak az adatait, amelynek ellenértékébe az előleg beszámítható. Csupán az "előleg" kifejezés feltüntetése hibás számlázás.

A leggyakoribb hiba a negatív végösszegű végszámla kiállítása. Amennyiben a megfizetett előleg összege nagyobb, mint az ügyleti érték, nem készíthetsz negatív végszámlát. Ebben az esetben nullás végszámlát állítasz ki, majd az előlegszámlát módosítod a különbözet összegével. A negatív végszámla logikailag nem létezik, mivel egy ügylet ellenértéke nem lehet negatív összegű.

Fordított adózású ügylethez kapcsolódó előleg esetén az előlegszámla áfát nem tartalmazhat, viszont nem a "fordított adózás" szövegezést kell feltüntetned, hanem azt, hogy "az áfatörvény tárgyi hatálya alá nem esik".

Következtetés

Láthatod tehát, hogy az előlegszámla után a végszámla kiállítása egyszerű folyamat, ha ismered a pontos lépéseket. Valójában a legfontosabb szabály: a végszámlán szerepeltetd a teljes ügyleti értéket, majd külön sorban vondd le negatív előjellel az előleget. Kerüld el a gyakori hibákat, különösen a negatív végszámla kibocsátását. Kövesd következetesen ezeket az irányelveket, és számlázásod hibátlan lesz minden esetben.